Calculer les coûts d’introduction et d’exploitation des logiciels en Suisse

Pourquoi les coûts logiciels restent rarement sous le radar des PME suisses

Qui demande, au sein d’une PME suisse, le montant total des dépenses mensuelles pour les logiciels professionnels – non pas pour un outil isolé, mais pour l’ensemble – obtient le plus souvent la réponse «Je ne sais pas exactement». C’est ce que révèle une analyse de rtp.ch sur les coûts logiciels dans les PME.

La raison réside dans le mode d’acquisition : il faut d’abord une comptabilité pour 60 francs par mois, ce qui semble anodin. Viennent ensuite un CRM, un outil de gestion de projet, un système de saisie des heures, une solution de newsletter, un outil de helpdesk. Chaque abonnement pris individuellement paraît raisonnable, mais on se retrouve bientôt avec huit, neuf ou dix abonnements, et la somme a triplé sans que personne ne l’ait planifié ainsi.

Selon la même source, cette dynamique est systémique : les fournisseurs SaaS résolvent avec chaque outil un problème précis ; pour tout le reste, il faut l’outil suivant et l’abonnement correspondant. La hausse des coûts n’est donc pas une anomalie, mais la conséquence normale d’une acquisition progressive.

Le fait que ces coûts soient rarement examinés globalement s’explique aussi par des raisons méthodologiques. Une étude de la Haute école spécialisée de Lucerne (HES-Lucerne) sur la gestion des coûts informatiques dans les petites entreprises suisses (58 entreprises participantes) identifie deux causes. La dynamique des coûts consécutifs aux investissements IT est difficile à quantifier. Le suivi des coûts en informatique est fortement orienté technique ; les coûts induits indirectement sont dès lors souvent négligés.

Pour calculer correctement, il faut partir d’une liste exhaustive de tous les postes plutôt que d’une estimation mensuelle approximative.

Du prix de licence au coût total de possession

Une estimation réaliste se fonde sur le coût total de possession (Total Cost of Ownership, TCO) et non sur le prix d’introduction. Christoph Wendl, directeur général d’Iphos IT Solutions, souligne dans un article spécialisé sur les facteurs de coût liés à l’introduction de logiciels que le TCO est souvent ignoré, notamment pour les logiciels développés sur mesure. Plusieurs aspects doivent être pris en compte pour une estimation réaliste des coûts, afin d’éviter les mauvaises surprises.

Ces blocs incluent les coûts de développement initial et de licence : les logiciels sur mesure doivent d’abord être développés, ce qui pèse davantage au début. Pour les logiciels standards et les solutions cloud, les coûts de démarrage sont nettement plus faibles, mais des frais de licence récurrents, voire croissants, s’appliquent.

Un deuxième bloc concerne les coûts matériels et financiers. Si le matériel est géré en interne, la calculation doit inclure, outre les serveurs, le stockage, les sauvegardes et les solutions de reprise, une part des coûts financiers.

Un troisième bloc englobe la configuration, la mise en œuvre et les adaptations individuelles. La configuration est souvent incluse dans les coûts d’acquisition initiale ; il en va autrement pour les adaptations et la mise en œuvre via la configuration, les tests et la création de sauvegardes.

Selon les besoins, le développement d’interfaces fait également partie des coûts variables. Pour la calculation, il est crucial de planifier ces coûts ponctuels séparément des postes récurrents : les coûts ponctuels grèvent la première année, tandis que les licences, la maintenance et l’exploitation concernent toutes les années suivantes.

Pour les licences, les PME suisses déboursent rapidement entre CHF 100 et 300 par employé et par mois. Microsoft 365, Adobe et les logiciels de comptabilité sont fréquemment cités.

Facteurs de coût pour l’introduction de logiciels par ordre d’importance (PME suisses)

Estimer correctement les coûts d’exploitation et les coûts consécutifs

L’étude de la HES-Lucerne définit les coûts IT pour son enquête comme les coûts matériels et logiciels des postes de travail, les coûts serveur et les frais de maintenance et de SLA. Ont également été inclus le support, la formation, le conseil et les coûts de personnel interne. Cette énumération sert de cadre pour le calcul récurrent, car elle intègre explicitement les postes souvent oubliés dans la pratique.

Pour les coûts de formation, il convient de considérer leur répartition dans le temps : outre la formation initiale des utilisateurs finaux et des administrateurs système, de nouvelles formations sont nécessaires en raison du turnover naturel, de la croissance de l’entreprise ou de modifications majeures du logiciel. Ces répétitions ne constituent pas une exception, mais un bloc de coûts récurrent sur toute la durée d’utilisation.

Selon l’étude lucernoise, les coûts indirects déclenchés par l’IT sont souvent négligés dans la pratique, car le suivi des coûts est orienté technique. Qui additionne uniquement les licences et les abonnements sous-estime systématiquement la charge globale. Les abonnements cloud doivent être suivis en continu : ils apparaissent comme un poste mensuel, mais évoluent avec le nombre d’utilisateurs, l’étendue fonctionnelle et le volume de données.

En Suisse, le support et la maintenance par des prestataires IT externes sont facturés entre CHF 120 et 220 par heure. Une panne IT coûte rapidement plusieurs milliers de francs par jour, selon l’entreprise, en tenant compte de l’arrêt de production, du retravail et des commandes perdues.

Évolution des coûts logiciels au cours du cycle de vie d’une solution (Suisse)

Activer ou comptabiliser en charges ? Impact sur la comptabilité analytique

Le choix comptable façonne l’image des coûts logiciels sur plusieurs années. Selon weka.ch, concernant la capitalisation des logiciels, les logiciels acquis doivent fondamentalement être activés en tant qu'immobilisations incorporelles selon les trois normes – CO, Swiss GAAP FER et IFRS.

Les logiciels développés en interne peuvent être activés selon le Code des obligations (droit d’option), mais doivent l’être selon Swiss GAAP FER et IFRS si des critères stricts sont remplis. Les preuves d’un avantage économique futur, la fiabilité de l’évaluation de la valeur ainsi que la distinction entre les coûts de développement activables et les coûts de recherche à comptabiliser en charges sont déterminantes.

Les coûts de recherche doivent systématiquement être comptabilisés en charges selon toutes les normes et ne peuvent pas être activés. Les coûts de développement peuvent être activés si la faisabilité technique et l’utilité future sont démontrées. Après activation, un amortissement planifié sur la durée d’utilisation est obligatoire – c’est le facteur de coût qui détermine l’analyse pluriannuelle.

Pour l’application des normes : la Confédération réglemente, dans l’ordonnance sur les normes comptables reconnues, quels référentiels les entreprises soumises à l’obligation de tenir une comptabilité selon l’article 957 CO peuvent appliquer.

Selon KPMG, les IFRS constituent en Suisse une option largement utilisée par les sociétés cotées. L’IFRS 18 est d’application obligatoire pour les exercices commençant le 1er janvier 2027 ou après ; une application anticipée est autorisée.

Pour les solutions cloud, la capitalisation des logiciels et des coûts de mise en œuvre dépend, selon KPMG, de l’existence d’un contrôle sur le logiciel. Ce critère doit être examiné avant toute décision d’activation dans les modèles par abonnement.

Modèles de prix et paliers tarifaires comme risque de calcul

Les prix des fournisseurs constituent une base incertaine pour des calculs pluriannuels. Selon l’analyse de rtp.ch, presque tous les grands fournisseurs SaaS appliquent le principe « Entrez à bas prix – et une fois dedans, ça devient cher » : l’entrée est volontairement bon marché, parfois même gratuite. Les fonctionnalités réellement nécessaires – automatisations, accès API, meilleurs rapports, plus d’utilisateurs – se trouvent dans le paquet supérieur et coûtent souvent plusieurs fois plus cher.

La source cite HubSpot en exemple : le paquet Starter ne coûte presque rien. Dès que l’on a besoin d’automatisation marketing, de rapports pertinents ou de plus d’une poignée de contacts, on atterrit dans les paquets Professional ou Enterprise, avec un saut de prix massif.

Chez de nombreux fournisseurs, les paliers tarifaires sont conçus de telle sorte que le besoin réel tombe presque toujours juste dans le niveau supérieur. Une seule fonctionnalité requise entraîne le prix de l’ensemble du paquet.

Un autre risque est le changement de modèle de facturation. La source documente le cas de l’outil de saisie des heures Harvest, qui a introduit début 2026 un modèle de prix basé sur le « Usage Billing ». L’« usage » n’y était pas défini comme une utilisation active, mais comme le volume de données stockées.

Un client utilisant Harvest depuis 14 ans a reçu une offre de passage d’environ 168 dollars par an à plus de 19'000 dollars. Cela concernait le même compte utilisateur unique, non pas en raison d’une utilisation accrue, mais à cause des données accumulées au fil des ans.

Les phases gratuites ou promotionnelles illustrent le même schéma : SelectLine offre gratuitement son programme pendant un an aux entreprises nouvellement créées. De telles entrées réduisent les coûts de démarrage, mais ne disent rien des coûts après la fin de la phase. Comme tous les contacts et processus résident dans le système à un stade ultérieur, un changement est coûteux.

SelectLine qualifie sa Business Software de solution suisse pour les PME. Les programmes sont utilisés par plus de 10’000 entreprises en Suisse.

Les coûts de changement et les dépendances doivent donc figurer comme un poste distinct dans le calcul. Les hypothèses de prix doivent être consignées par écrit et limitées dans le temps, afin de pouvoir être ajustées lors du prochain examen.

Budget IT, horizon de planification et indicateurs comme instruments de pilotage

Sans budget IT dirigé, tout calcul reste un instantané. Dans l’étude lucernoise auprès de 58 micro, petites et moyennes entreprises suisses, seulement 50 % des entreprises disposaient d’un budget IT. L’horizon de planification s’étendait sur un an pour 56 % des entreprises ; 32 % menaient une planification IT à moyen terme avec un horizon de trois ans.

Le tiers des entreprises planifiant à moyen terme montre qu’un horizon pluriannuel est réalisable. La majorité ne planifie cependant que sur un an et n’intègre ni les amortissements ni les montants d’abonnement qui s’accumulent insidieusement.

Les indicateurs IT sont, selon la même étude, une composante essentielle de la gestion des coûts IT. L’étude classe les coûts IT annuels des entreprises selon leur taille, mesurée par le nombre d’employés. Ils deviennent ainsi comparables d’une entreprise à l’autre.

Pour la pratique, des ratios dérivés s’avèrent utiles : coûts par poste de travail et coûts par employé, relevés à intervalles réguliers. De telles séries montrent si les coûts logiciels augmentent plus fortement que l’effectif et rendent visibles les écarts avant qu’ils ne se reflètent dans les comptes annuels.

Ils ne deviennent significatifs que si le périmètre de collecte et la période restent constants. Cela inclut les mêmes catégories : coûts matériels et logiciels des postes de travail, coûts serveur, frais de maintenance et de SLA, support, formation continue, conseil et effort de personnel interne.

Les PME suisses investissent typiquement 3 à 6 % du chiffre d’affaires annuel dans l’IT. Les entreprises ayant un degré de numérisation plus élevé ou des objectifs de croissance devraient prévoir jusqu’à 8 %. Dans les secteurs réglementés comme la finance ou la santé, on cite 6 à 10 %.

Pour un chiffre d’affaires de CHF 5 millions, la fourchette va de CHF 100'000–150'000 dans le commerce et l’hôtellerie-restauration, à CHF 200'000–300'000 dans les services et le conseil, jusqu’à CHF 300'000–500'000 dans la finance et l’assurance.

Pour le secteur de la santé, on mentionne 5–8 % ou CHF 250'000–400'000, pour l’industrie et la production 3–5 % ou CHF 150'000–250'000.

En cinq étapes vers une estimation des coûts fiable

Les coûts récurrents comprennent les frais de maintenance et de SLA, les abonnements cloud, l’exploitation et la supervision, le support, le conseil, les formations et l’effort de personnel interne.

Liste de contrôle : Tous les abonnements avec leur montant mensuel sont-ils enregistrés ? Les coûts ponctuels et les coûts récurrents sont-ils présentés séparément ? Le matériel, les serveurs, les sauvegardes et les coûts financiers proportionnels sont-ils inclus ?

Les dépenses pour le support, la formation continue, le conseil et le personnel interne sont-elles prises en compte ? Les interfaces et les adaptations individuelles sont-elles budgétisées ? L’amortissement sur la durée d’utilisation est-il pris en compte ?

Les hypothèses de prix sont-elles limitées dans le temps et documentées ? Les coûts de changement et les dépendances sont-ils estimés ? Existe-t-il un budget IT, un horizon de planification pluriannuel et des indicateurs ?

Liste de contrôle avec montants en francs : Les coûts de licence de CHF 100–300 par employé et par mois sont-ils enregistrés ? Les coûts de support et de maintenance de CHF 120–220 par heure sont-ils pris en compte ? Les coûts d’indisponibilité de plusieurs milliers de francs par jour sont-ils budgétisés comme risque ?