Einführungs- und Betriebskosten von Software in der Schweiz kalkulieren

Warum die Softwarekosten in Schweizer KMU selten auf dem Radar sind

Wer in einem Schweizer KMU nach den gesamten monatlichen Ausgaben für Business-Software fragt – nicht nach einem einzelnen Tool, sondern nach allem zusammen –, erhält am häufigsten die Antwort «Weiss ich nicht genau». So beschreibt es eine Auswertung von rtp.ch zu den Software-Kosten im KMU.

Der Grund liegt im Beschaffungsmuster: Zuerst braucht es eine Buchhaltung für 60 Franken im Monat, was unproblematisch wirkt. Danach folgen CRM, Projektmanagement-Tool, Zeiterfassung, Newsletter-System, Helpdesk-Tool. Jedes einzelne Abo ist für sich genommen vernünftig, doch irgendwann stehen acht, neun oder zehn Abos auf der Liste, und die Summe hat sich verdreifacht, ohne dass jemand das so geplant hat.

Laut derselben Quelle steckt System dahinter: SaaS-Anbieter lösen mit jedem Tool genau ein Problem; für alles andere braucht es das nächste Tool und das nächste Abo. Der Kostenanstieg ist damit kein Ausreisser, sondern die normale Folge einer schrittweisen Beschaffung.

Dass diese Kosten selten gesamthaft betrachtet werden, hat auch methodische Gründe. Eine Studie der Hochschule Luzern zum IT-Kostenmanagement bei Schweizer Kleinunternehmen (58 teilnehmende Unternehmen) nennt zwei Ursachen. Die Dynamik der Folgekosten von IT-Investitionen ist schwierig zu quantifizieren. Die Kostenerfassung in der IT ist stark technisch ausgerichtet; insbesondere indirekt ausgelöste Kosten werden deshalb oft vernachlässigt.

Wer kalkulieren will, muss bei einer vollständigen Liste aller Positionen ansetzen statt bei einem Schätzwert pro Monat.

Von der Lizenzgebühr zur Total Cost of Ownership

Eine realistische Schätzung orientiert sich an der Total Cost of Ownership (TCO) und nicht am Einführungspreis. Christoph Wendl, Geschäftsführer von Iphos IT Solutions, weist in einem Fachbeitrag zu den Kostenfaktoren von Software-Einführungen darauf hin, dass gerade bei individuell entwickelter Software die TCO oft übersehen wird. Für eine realistische Kostenschätzung ohne böse Überraschungen sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen.

Zu diesen Blöcken gehören Erstentwicklungs- und Lizenzkosten: Individualsoftware muss erst entwickelt werden, was zu Beginn stärker ins Gewicht fällt. Bei Standardsoftware und Cloud-Lösungen sind die Startkosten deutlich geringer, dafür fallen laufende und unter Umständen steigende Lizenzkosten an.

Ein zweiter Block sind Hardware- und Kapitalkosten. Wird die Hardware selbst verwaltet, gehören neben Server-, Storage-, Backup- und Recovery-Lösungen auch anteilige Kapitalkosten in die Kalkulation.

Ein dritter Block umfasst Setup, Implementierung und individuelle Anpassungen. Das Setup ist häufig in den Kosten des Ersterwerbs enthalten; anders verhält es sich bei Anpassungen und Implementierung durch Konfiguration, Testing und die Erstellung von Sicherungen.

Zu den variablen Kosten zählt je nach Erfordernissen auch die Entwicklung von Schnittstellen. Für die Kalkulation ist entscheidend, diese Einmalkosten getrennt von den wiederkehrenden Positionen zu planen: Einmalkosten belasten das erste Jahr, Lizenz-, Wartungs- und Betriebskosten jedes weitere.

Für Lizenzkosten fallen bei Schweizer KMU pro Mitarbeitendem schnell CHF 100–300 pro Monat an. Genannt werden dabei Microsoft 365, Adobe und Buchhaltungssoftware.

Kostenfaktoren für Software-Einführungen nach Bedeutung (Schweizer KMU)

Laufende Betriebs- und Folgekosten richtig veranschlagen

Die Studie der Hochschule Luzern definiert IT-Kosten für ihre Erhebung als Hard- und Softwarekosten der Arbeitsplätze, Serverkosten und Maintenance- und SLA-Gebühren. Zusätzlich einbezogen wurden Support, Schulung, Beratung und eigene Personalkosten. Diese Aufzählung eignet sich als Gerüst für die wiederkehrende Rechnung, weil sie die in der Praxis häufig vergessenen Positionen ausdrücklich mitzählt.

Bei den Schulungskosten ist die zeitliche Verteilung zu beachten: Neben der Erstschulung von Endanwendern und Systemadministratoren fallen durch natürliche Mitarbeiterfluktuation, Unternehmenswachstum oder entscheidende Änderungen der Software bedingte neuerliche Schulungen an. Solche Wiederholungen sind keine Ausnahme, sondern ein wiederkehrender Kostenblock über die gesamte Nutzungsdauer.

Indirekte, durch die IT ausgelöste Kosten werden laut der Luzerner Studie in der Praxis oft vernachlässigt, weil die Kostenerfassung technisch ausgerichtet ist. Wer nur Lizenzen und Abos addiert, unterschätzt die Gesamtbelastung systematisch. Cloud-Abos sind dabei laufend zu erfassen: Sie erscheinen als monatliche Position, verändern sich aber mit Nutzerzahl, Funktionsumfang und Datenmenge.

Für Support und Wartung durch externe IT-Dienstleister werden in der Schweiz CHF 120–220 pro Stunde berechnet. Ein IT-Ausfall kostet je nach Betrieb schnell mehrere tausend Franken pro Tag, gerechnet aus Stillstand, Nacharbeit und entgangenen Aufträgen.

Entwicklung der Softwarekosten im Lebenszyklus einer Lösung (Schweiz)

Aktivieren oder als Aufwand verbuchen? Auswirkung auf die Kostenrechnung

Die gewählte Rechnungslegung prägt das Bild der Softwarekosten über die Jahre. Nach der Darstellung von weka.ch zur Bilanzierung von Software ist erworbene Software nach allen drei Standards – OR, Swiss GAAP FER und IFRS – grundsätzlich als immaterieller Vermögenswert zu aktivieren.

Selbst erstellte Software darf nach OR aktiviert werden (Wahlrecht), muss aber bei Swiss GAAP FER und IFRS aktiviert werden, sofern strenge Kriterien erfüllt sind. Entscheidend sind die Nachweise über zukünftigen wirtschaftlichen Nutzen, die Verlässlichkeit der Wertermittlung sowie die Unterscheidung zwischen aktivierbaren Entwicklungskosten und als Aufwand zu erfassenden Forschungskosten.

Forschungskosten sind unter allen Standards konsequent als Aufwand zu erfassen und dürfen nicht aktiviert werden. Entwicklungskosten können aktiviert werden, wenn technische Machbarkeit und zukünftiger Nutzen nachgewiesen sind. Nach der Aktivierung ist eine planmässige Abschreibung über die Nutzungsdauer zwingend – sie ist der Kostenfaktor, der die mehrjährige Betrachtung bestimmt.

Für die Anwendung der Standards gilt: Der Bund regelt in der Verordnung über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, welche Regelwerke Unternehmen mit Buchführungspflicht nach Artikel 957 OR anwenden können.

IFRS sind in der Schweiz laut KPMG eine vielfach angewendete Option für kapitalmarktorientierte Gesellschaften. IFRS 18 ist für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2027 beginnen, verpflichtend anzuwenden; eine frühere Anwendung ist zulässig.

Bei Cloud-Lösungen hängt die Bilanzierung der Software und der Implementierungskosten laut KPMG davon ab, ob Kontrolle über die Software besteht. Dieses Kriterium ist bei Abo-Modellen vor der Aktivierungsentscheidung zu prüfen.

Preismodelle und Preisstufen als Kalkulationsrisiko

Anbieterpreise sind eine unsichere Grundlage für mehrjährige Rechnungen. Nach der Analyse von rtp.ch arbeiten fast alle grossen SaaS-Anbieter nach dem Prinzip «Steig günstig ein – und wenn du drin bist, wird es teuer»: Der Einstieg ist bewusst günstig, manchmal sogar gratis. Die tatsächlich benötigten Funktionen – Automatisierungen, API-Zugang, besseres Reporting, mehr Nutzer – liegen im nächsten Paket und kosten oft ein Vielfaches.

Als Beispiel nennt die Quelle HubSpot: Das Starter-Paket kostet fast nichts. Sobald Marketing-Automation, vernünftiges Reporting oder mehr als eine Handvoll Kontakte gebraucht werden, landet man beim Professional- oder Enterprise-Paket mit massivem Preissprung.

Die Preisstufen sind bei vielen Anbietern so geschnitten, dass der reale Bedarf fast immer knapp in die nächsthöhere Stufe fällt. Ein einzelnes benötigtes Feature zieht den Preis des kompletten Pakets nach sich.

Ein weiteres Risiko ist der Wechsel des Abrechnungsmodells. Die Quelle dokumentiert den Fall des Zeiterfassungs-Tools Harvest, das Anfang 2026 ein auf «Usage Billing» basierendes Preismodell einführte. «Usage» wurde nicht als aktive Nutzung, sondern als gespeicherte Datenmenge definiert.

Ein Kunde, der Harvest 14 Jahre genutzt hatte, erhielt für den Wechsel ein Angebot von rund 168 Dollar pro Jahr auf über 19'000 Dollar. Das galt für denselben einen Benutzer-Account, nicht wegen höherer Nutzung, sondern wegen der über die Jahre angesammelten Daten.

Gratis- oder Aktionsphasen verdeutlichen dasselbe Muster: SelectLine bietet neu gegründeten Firmen sein Programm ein Jahr kostenlos an. Solche Einstiege senken die Startkosten, sagen aber nichts über die Kosten nach Ablauf der Phase. Weil zu einem späteren Zeitpunkt alle Kontakte und Prozesse im System liegen, ist ein Wechsel aufwändig.

SelectLine bezeichnet seine Business Software als Schweizer Lösung für KMU. Die Programme sind in der Schweiz bei über 10’000 Unternehmen im Einsatz.

Wechselkosten und Abhängigkeiten gehören deshalb als eigener Posten in die Kalkulation. Preisannahmen sollten schriftlich festgehalten und befristet werden, damit sie bei der nächsten Überprüfung angepasst werden können.

IT-Budget, Planungshorizont und Kennzahlen als Steuerungsinstrument

Ohne geführtes IT-Budget bleibt jede Kalkulation eine Momentaufnahme. In der Luzerner Studie mit 58 Schweizer Kleinst-, Klein- und Mittelunternehmen führten lediglich 50 Prozent der Unternehmen ein IT-Budget. Der Planungshorizont erstreckte sich bei 56 Prozent der Unternehmen auf ein Jahr; 32 Prozent führten eine mittelfristige IT-Planung mit einem Zeithorizont von drei Jahren durch.

Ein Drittel mittelfristig planender Betriebe zeigt, dass ein mehrjähriger Horizont machbar ist. Die Mehrheit plant jedoch nur ein Jahr und erfasst damit weder Abschreibungen noch schleichende Abo-Summen.

IT-Kennzahlen sind laut derselben Studie elementarer Bestandteil des IT-Kostenmanagements. Die Studie ordnet die jährlichen IT-Kosten der Unternehmen nach Unternehmensgrösse, gemessen an der Anzahl Mitarbeitenden. So werden sie über Betriebe hinweg vergleichbar.

Für die Praxis bieten sich daraus abgeleitete Verhältniszahlen an: Kosten pro Arbeitsplatz und Kosten pro Mitarbeitende, erhoben in festen Abständen. Solche Reihen zeigen, ob die Softwarekosten stärker steigen als die Belegschaft, und machen Abweichungen sichtbar, bevor sie sich in der Jahresrechnung niederschlagen.

Aussagekräftig werden sie erst, wenn Erhebungsumfang und Periode konstant bleiben. Dazu gehören dieselben Kategorien: Hard- und Softwarekosten der Arbeitsplätze, Serverkosten, Maintenance- und SLA-Gebühren, Support, Weiterbildung, Beratung und eigener Personalaufwand.

Schweizer KMU investieren typischerweise 3–6% des Jahresumsatzes in IT. Unternehmen mit höherem Digitalisierungsgrad oder Wachstumszielen sollten bis zu 8% einplanen. In regulierten Branchen wie Finanz oder Gesundheit werden 6–10% genannt.

Bei einem Umsatz von CHF 5 Mio. reicht die Spanne von CHF 100'000–150'000 im Handel und Gastgewerbe über CHF 200'000–300'000 bei Dienstleistung und Beratung bis CHF 300'000–500'000 bei Finanz und Versicherung.

Für das Gesundheitswesen werden 5–8% oder CHF 250'000–400'000 genannt, für Industrie und Produktion 3–5% oder CHF 150'000–250'000.

In fünf Schritten zu einer belastbaren Kostenschätzung

Wiederkehrend fallen Maintenance- und SLA-Gebühren, Cloud-Abos, Betrieb und Betreuung, Support, Beratung, Schulungen und eigener Personalaufwand an.

Prüfliste: Sind alle Abos mit monatlichem Betrag erfasst? Sind Einmalkosten und wiederkehrende Kosten getrennt ausgewiesen? Sind Hardware, Server, Backup und anteilige Kapitalkosten enthalten?

Sind Aufwendungen für Support, Weiterbildung, Beratung und eigenes Personal eingerechnet? Sind Schnittstellen und individuelle Anpassungen budgetiert? Ist die Abschreibung über die Nutzungsdauer berücksichtigt?

Sind Preisannahmen befristet und dokumentiert? Sind Wechselkosten und Abhängigkeiten abgeschätzt? Existieren IT-Budget, mehrjähriger Planungshorizont und Kennzahlen?

Prüfliste mit Frankenbeträgen: Sind Lizenzkosten von CHF 100–300 pro Mitarbeitendem und Monat erfasst? Sind Support- und Wartungskosten von CHF 120–220 pro Stunde eingerechnet? Sind Ausfallkosten von mehreren tausend Franken pro Tag als Risiko budgetiert?