Calcolare i costi di introduzione e gestione del software in Svizzera

Perché i costi del software nelle PMI svizzere raramente sono sotto controllo

Chi chiede a una PMI svizzera qual è la spesa mensile totale per il software aziendale – non per un singolo strumento, ma per l'insieme – riceve più spesso la risposta «Non lo so esattamente». È quanto emerge da un'analisi di rtp.ch sui costi del software nelle PMI.

La causa risiede nelle modalità di approvvigionamento: all'inizio serve un sistema di contabilità per 60 franchi al mese, cosa che sembra innocua. Poi seguono CRM, strumenti di gestione progetti, rilevazione delle ore, sistemi per newsletter, helpdesk. Ogni singolo abbonamento è ragionevole di per sé, ma a un certo punto sulla lista figurano otto, nove o dieci abbonamenti e la somma è triplicata senza che nessuno lo avesse pianificato.

Secondo la stessa fonte, c'è una logica precisa: i fornitori SaaS risolvono con ogni strumento esattamente un problema; per tutto il resto serve lo strumento successivo e il relativo abbonamento. L'aumento dei costi non è quindi un'eccezione, ma la normale conseguenza di un approvvigionamento graduale.

Il fatto che questi costi vengano raramente considerati globalmente ha anche ragioni metodologiche. Uno studio della Scuola universitaria professionale della Svizzera centrale (HSLU) sulla gestione dei costi IT nelle piccole imprese svizzere (58 aziende partecipanti) individua due cause. La dinamica dei costi successivi agli investimenti IT è difficile da quantificare. La rilevazione dei costi nell'IT è fortemente orientata agli aspetti tecnici; di conseguenza, i costi indotti indirettamente vengono spesso trascurati.

Chi vuole calcolare i costi deve partire da un elenco completo di tutte le voci invece che da una stima mensile approssimativa.

Dal canone di licenza alla Total Cost of Ownership

Una stima realistica si basa sulla Total Cost of Ownership (TCO) e non sul prezzo di introduzione. Christoph Wendl, amministratore delegato di Iphos IT Solutions, segnala in un contributo specialistico sui fattori di costo dell'introduzione del software che la TCO viene spesso trascurata, soprattutto nel caso di software sviluppato su misura. Per una stima realistica dei costi, senza brutte sorprese, occorre considerare diversi aspetti.

Tra queste voci rientrano i costi di sviluppo iniziale e di licenza: il software personalizzato deve essere sviluppato, con un impatto maggiore nella fase iniziale. Nel caso di software standard e soluzioni cloud, i costi iniziali sono nettamente inferiori, ma si generano costi di licenza ricorrenti e potenzialmente crescenti.

Una seconda voce comprende i costi hardware e finanziari. Se l'hardware è gestito internamente, nel calcolo vanno inclusi, oltre alle soluzioni per server, storage, backup e recovery, anche i costi finanziari proporzionali.

Una terza voce riguarda setup, implementazione e adattamenti specifici. Il setup è spesso incluso nei costi del primo acquisto; diversamente stanno le cose per gli adattamenti e l'implementazione tramite configurazione, test e creazione di backup.

A seconda delle esigenze, tra i costi variabili figura anche lo sviluppo di interfacce. Ai fini del calcolo è decisivo pianificare questi costi una tantum separatamente dalle voci ricorrenti: i costi una tantum gravano sul primo anno, mentre i costi di licenza, manutenzione e gestione su tutti gli anni successivi.

Per i costi di licenza, nelle PMI svizzere si raggiungono rapidamente CHF 100–300 per dipendente al mese. Vengono citati Microsoft 365, Adobe e i software di contabilità.

Fattori di costo per l'introduzione del software per importanza (PMI svizzere)

Calcolare correttamente i costi operativi e successivi

Lo studio della HSLU definisce i costi IT ai fini dell'indagine come costi hardware e software delle postazioni di lavoro, costi dei server e canoni di manutenzione e SLA. Sono stati inclusi anche supporto, formazione, consulenza e costi del personale interno. Questo elenco costituisce una buona base per il calcolo ricorrente, perché include esplicitamente le voci spesso dimenticate nella pratica.

Per i costi di formazione va considerata la distribuzione temporale: oltre alla formazione iniziale degli utenti finali e degli amministratori di sistema, si rendono necessarie nuove formazioni a causa del naturale turnover del personale, della crescita aziendale o di modifiche significative del software. Queste ripetizioni non sono un'eccezione, ma una voce di costo ricorrente per tutta la durata di utilizzo.

Secondo lo studio lucernese, i costi indiretti causati dall'IT vengono spesso trascurati nella pratica perché la rilevazione dei costi è orientata tecnicamente. Chi si limita a sommare licenze e abbonamenti sottostima sistematicamente l'onere complessivo. Gli abbonamenti cloud vanno registrati continuamente: compaiono come voce mensile, ma cambiano in base al numero di utenti, alle funzionalità e al volume dei dati.

Per il supporto e la manutenzione forniti da prestatori IT esterni, in Svizzera vengono fatturati CHF 120–220 all'ora. Un guasto IT costa rapidamente diverse migliaia di franchi al giorno, a seconda dell'azienda, calcolando i tempi morti, il lavoro supplementare e gli ordini persi.

Andamento dei costi del software nel ciclo di vita di una soluzione (Svizzera)

Attivare o registrare come spesa? Impatto sulla contabilità dei costi

Il metodo contabile scelto influenza l'immagine dei costi del software nel corso degli anni. Secondo la rappresentazione di weka.ch sulla contabilizzazione del software, il software acquistato deve fondamentalmente essere attivato come attività immateriale secondo tutti e tre gli standard: CO, Swiss GAAP FER e IFRS.

Il software sviluppato internamente può essere attivato secondo il Codice delle obbligazioni (CO) (facoltà di scelta), ma deve essere attivato secondo Swiss GAAP FER e IFRS se sono soddisfatti criteri rigorosi. Decisive sono le prove dell'utilità economica futura, l'affidabilità della determinazione del valore e la distinzione tra costi di sviluppo attivabili e costi di ricerca da registrare come spesa.

I costi di ricerca devono essere costantemente registrati come spesa secondo tutti gli standard e non possono essere attivati. I costi di sviluppo possono essere attivati se sono dimostrati la fattibilità tecnica e l'utilità futura. Dopo l'attivazione è obbligatorio un ammortamento pianificato sulla durata di utilizzo: è questo il fattore di costo che determina l'analisi pluriennale.

Per l'applicazione degli standard vale quanto segue: la Confederazione regola nell'Ordinanza sugli standard riconosciuti per la rendicontazione finanziaria quali quadri normativi possono applicare le imprese soggette all'obbligo di tenuta della contabilità ai sensi dell'articolo 957 CO.

Secondo KPMG, gli IFRS sono in Svizzera un'opzione ampiamente utilizzata dalle società quotate. L'IFRS 18 è obbligatorio per gli esercizi sociali che iniziano il 1° gennaio 2027 o successivamente; è consentita un'applicazione anticipata.

Nel caso delle soluzioni cloud, la contabilizzazione del software e dei costi di implementazione dipende, secondo KPMG, dal fatto che esista un controllo sul software. Questo criterio va verificato prima di decidere sull'attivazione nei modelli in abbonamento.

Modelli e fasce di prezzo come rischio di calcolo

I prezzi dei fornitori costituiscono una base incerta per calcoli pluriennali. Secondo l'analisi di rtp.ch, quasi tutti i grandi fornitori SaaS operano secondo il principio «Entra a basso costo – e quando sei dentro, diventa caro»: l'ingresso è volutamente economico, talvolta persino gratuito. Le funzionalità realmente necessarie – automazioni, accesso API, reporting migliore, più utenti – si trovano nel pacchetto successivo e costano spesso molte volte di più.

Come esempio, la fonte cita HubSpot: il pacchetto Starter costa quasi nulla. Non appena servono automazione del marketing, reporting adeguato o più di una manciata di contatti, si finisce nel pacchetto Professional o Enterprise con un salto di prezzo massiccio.

Le fasce di prezzo di molti fornitori sono strutturate in modo tale che il fabbisogno reale cada quasi sempre di poco nella fascia superiore. Una singola funzionalità necessaria fa lievitare il prezzo dell'intero pacchetto.

Un ulteriore rischio è il cambiamento del modello di fatturazione. La fonte documenta il caso dello strumento di rilevazione delle ore Harvest, che all'inizio del 2026 ha introdotto un modello di prezzo basato sul «Usage Billing». «Usage» non è stato definito come utilizzo attivo, ma come volume di dati archiviati.

Un cliente che utilizzava Harvest da 14 anni ha ricevuto per il passaggio un'offerta di circa 168 dollari all'anno diventata oltre 19'000 dollari. Questo valeva per lo stesso account utente singolo, non a causa di un maggiore utilizzo, ma a causa dei dati accumulati negli anni.

Le fasi gratuite o promozionali evidenziano lo stesso schema: SelectLine offre alle aziende di nuova costituzione il suo programma gratuitamente per un anno. Questi ingressi riducono i costi iniziali, ma non dicono nulla sui costi dopo la scadenza della fase. Poiché in un momento successivo tutti i contatti e i processi si trovano nel sistema, un cambio è oneroso.

SelectLine definisce il suo Business Software come una soluzione svizzera per le PMI. I programmi sono utilizzati in Svizzera da oltre 10’000 aziende.

I costi di cambio e le dipendenze devono quindi figurare come voce propria nel calcolo. Le ipotesi di prezzo dovrebbero essere fissate per iscritto e limitate nel tempo, in modo da poterle adattare alla prossima verifica.

Budget IT, orizzonte di pianificazione e indicatori come strumenti di governo

Senza un budget IT gestito, ogni calcolo rimane un'istantanea. Nello studio della HSLU con 58 micro, piccole e medie imprese svizzere, solo il 50 percento delle aziende disponeva di un budget IT. L'orizzonte di pianificazione si estendeva a un anno per il 56 percento delle aziende; il 32 percento effettuava una pianificazione IT a medio termine con un orizzonte temporale di tre anni.

Il fatto che un terzo delle aziende che pianificano a medio termine mostri che un orizzonte pluriennale è fattibile. La maggioranza, tuttavia, pianifica solo un anno e non registra né gli ammortamenti né le somme degli abbonamenti che aumentano silenziosamente.

Gli indicatori IT sono, secondo lo stesso studio, una componente elementare della gestione dei costi IT. Lo studio ordina i costi IT annuali delle aziende per dimensione aziendale, misurata in numero di dipendenti. In questo modo diventano comparabili tra le diverse imprese.

Per la pratica ne derivano rapporti utili: costi per postazione di lavoro e costi per dipendente, rilevati a intervalli regolari. Queste serie mostrano se i costi del software aumentano più rapidamente rispetto al personale e rendono visibili le deviazioni prima che si riflettano nel conto annuale.

Diventano significativi solo se l'ambito di rilevazione e il periodo rimangono costanti. Vi rientrano le stesse categorie: costi hardware e software delle postazioni di lavoro, costi dei server, canoni di manutenzione e SLA, supporto, formazione continua, consulenza e sforzo del personale interno.

Le PMI svizzere investono tipicamente il 3–6% del fatturato annuo nell'IT. Le aziende con un grado di digitalizzazione più elevato o obiettivi di crescita dovrebbero prevedere fino all'8%. Nei settori regolamentati come la finanza o la sanità si menzionano il 6–10%.

Con un fatturato di CHF 5 Mio., la forbice va da CHF 100'000–150'000 nel commercio e nella ristorazione, passando per CHF 200'000–300'000 nei servizi e nella consulenza, fino a CHF 300'000–500'000 nella finanza e nelle assicurazioni.

Per il settore sanitario si indicano il 5–8% o CHF 250'000–400'000, per l'industria e la produzione il 3–5% o CHF 150'000–250'000.

In cinque passi verso una stima dei costi affidabile

Ricorrenti sono i canoni di manutenzione e SLA, gli abbonamenti cloud, la gestione e l'assistenza, il supporto, la consulenza, la formazione e lo sforzo del personale interno.

Lista di controllo: Tutti gli abbonamenti con importo mensile sono registrati? I costi una tantum e quelli ricorrenti sono indicati separatamente? Hardware, server, backup e costi finanziari proporzionali sono inclusi?

Le spese per supporto, formazione continua, consulenza e personale interno sono calcolate? Interfacce e adattamenti specifici sono budgetizzati? L'ammortamento sulla durata di utilizzo è considerato?

Le ipotesi di prezzo sono limitate nel tempo e documentate? I costi di cambio e le dipendenze sono stimati? Esistono budget IT, orizzonte di pianificazione pluriennale e indicatori?

Lista di controllo con importi in franchi: I costi di licenza di CHF 100–300 per dipendente e mese sono registrati? I costi di supporto e manutenzione di CHF 120–220 all'ora sono calcolati? I costi di fermo di diverse migliaia di franchi al giorno sono budgetizzati come rischio?