Utilizzo delle piattaforme cantonali di approvvigionamento e dei portali fornitori in Svizzera

Orientamento: dove avvengono gli acquisti cantonali

Gli uffici cantonali degli acquisti organizzano le procedure d'acquisto della pubblica amministrazione e mettono a disposizione le informazioni necessarie. Il Cantone Zurigo gestisce a tal fine il sito «Acquisti e approvvigionamenti», suddiviso nelle sezioni Attualità, «Come acquista il Cantone Zurigo», «Bandi di gara (simap.ch)» e Contatti.

L’Amministrazione federale, i Cantoni, i Comuni, le scuole universitarie, gli ospedali, le imprese di diritto pubblico e altre organizzazioni del settore pubblico sono tenuti a pubblicare bandi di gara, aggiudicazioni e altre comunicazioni relative agli appalti pubblici sulla piattaforma elettronica simap.ch. simap.ch è quindi il primo punto di riferimento per i fornitori che cercano incarichi in modo sistematico.

Trovare gli uffici cantonali degli acquisti e utilizzare le loro informazioni

La sezione «Attualità» di un sito cantonale dedicato agli acquisti contiene avvisi che riguardano direttamente le offerte. Il Cantone Zurigo vi segnala l’introduzione della procedura amministrativa elettronica a partire dal 1° gennaio 2027: la legge revisionata sulla procedura amministrativa (VRG) e la nuova ordinanza sulle procedure elettroniche nella procedura amministrativa (VEVV) costituiscono le basi legali.

È inoltre disponibile una raccomandazione della Commissione per gli appalti pubblici (KBW) sulle procedure di acquisto elettroniche, sotto forma di PDF (3 pagine, in tedesco), che riassume le principali novità per le autorità aggiudicatrici.

Consiglio pratico: aprire il sito web dell’amministrazione cantonale di riferimento, cercare la sezione Acquisti, Approvvigionamenti o Appalti pubblici e verificare se vi sia un link diretto a simap.ch. Lì si trovano l’ufficio competente, nonché opuscoli informativi e raccomandazioni scaricabili con i requisiti cantonali relativi alla presentazione e alla forma delle offerte.

Il Cantone Argovia, ad esempio, gestisce una pagina dedicata intitolata «Appalti pubblici», che disciplina le procedure di aggiudicazione per forniture, prestazioni di servizi e lavori pubblici.

Chi offre prestazioni in più Cantoni dovrebbe salvare per ciascuno di essi la pagina dedicata agli acquisti e i relativi recapiti.

Utilizzare miratamente i portali fornitori: simap.ch, EasyGov.swiss e AGOV

Le tre piattaforme menzionate coprono compiti diversi. simap.ch è la piattaforma di pubblicazione per bandi di gara, aggiudicazioni e comunicazioni e, dalla versione 1.2, anche il canale per la presentazione elettronica delle offerte.

EasyGov.swiss consente alle imprese di sbrigare elettronicamente in un unico luogo le procedure di autorizzazione, domanda e notifica. Il portale PMI collegato offre conoscenze pratiche sulla quotidianità imprenditoriale per le piccole e medie imprese.

AGOV è il login unico per le autorità svizzere e può essere utilizzato presso la Confederazione nonché presso le autorità cantonali e comunali, ad esempio per la dichiarazione fiscale elettronica. Grazie alla nuova tecnologia, non sono più necessari né nome utente né password.

Per l’utilizzo vale quanto segue: simap.ch per la ricerca di incarichi e la presentazione delle offerte, EasyGov.swiss per le fasi soggette ad autorizzazione, domanda o obbligo di notifica legate a un progetto, AGOV come login per le procedure elettroniche con le autorità. Chi oggi presenta un’offerta e necessita contemporaneamente di un’autorizzazione per la stessa pratica, ha bisogno di entrambi gli accessi: uno per la procedura di aggiudicazione, l’altro per la procedura amministrativa.

Trovare bandi di gara e sfruttare le opportunità come PMI

Gli appalti pubblici iniziano molto prima dei grandi progetti: riguardano piccoli interventi come l’acquisto di un nuovo monitor per computer o cinque ore-uomo di lavori di riparazione. Tali incarichi non vengono aggiudicati tramite una procedura aperta con un termine di offerta di tre settimane. Gli appalti pubblici esistono in tutte le fasce di importo, con diverse tipologie procedurali e varie possibilità di partecipazione.

Le tipologie procedurali e le soglie sono disciplinate dalla Legge federale sugli appalti pubblici (BöB) e dall’Accordo intercantonale sugli appalti pubblici (IVöB). Determinanti per la classificazione di un appalto sono l’oggetto dell’acquisto e il valore massimo stimato previsto.

Se il valore stimato dell’appalto non raggiunge la soglia definita dalla Confederazione, l’incarico non deve essere pubblicato su simap.ch; in tal caso è ammessa anche l’aggiudicazione tramite procedura invitata o trattativa diretta. Anche gli appalti al di sopra della soglia possono essere aggiudicati senza bando come cosiddette trattative dirette, ma solo in presenza di determinate eccezioni previste dalla legge.

Chi si limita a osservare simap.ch perde una parte del mercato. È necessario valutare anche altre fonti di pubblicazione, come gli organi di pubblicazione cantonali e i fogli ufficiali.

Quattro vie concrete di accesso per le PMI sono: appalti di modesto importo, offerte per singoli lotti, il ruolo di subappaltatore nonché procedure invitate e aggiudicazioni mediante trattativa diretta.

Nella suddivisione in lotti, l’autorità aggiudicatrice può suddividere l’oggetto dell’appalto in lotti e assegnarli a uno o più fornitori. Può stabilire che un singolo fornitore possa ottenere solo un numero limitato di lotti e riservarsi il diritto di aggiudicare solo prestazioni parziali. La procedura prevista deve essere chiaramente indicata nel bando di gara.

Nel caso dei veicoli dei pompieri, ad esempio, può essere utile suddividere la prestazione per quantità e tipologia in diversi lotti, ad esempio Lotto 1 telaio, Lotto 2 allestimento del veicolo, Lotto 3 equipaggiamento.

Un secondo leva è meno formale: il primo passo – l’identificazione delle autorità aggiudicatrici pubbliche interessanti, nonché delle persone di contatto giuste e dei relativi recapiti – può essere compiuto con uno sforzo contenibile. Questi contatti si rivelano particolarmente utili nelle procedure invitate e nelle aggiudicazioni mediante trattativa diretta, dove non viene svolta una procedura aperta.

Soglie e procedure di aggiudicazione negli appalti pubblici

Preparare l’approvvigionamento con TRIAS e classificare la procedura

La guida all’approvvigionamento TRIAS descrive la fase preparatoria: riconoscere, rilevare e chiarire esattamente il fabbisogno di acquisto in scambio con le unità richiedenti dell’organizzazione. Il fabbisogno non deve necessariamente riguardare una nuova prestazione; può corrispondere a una prestazione già acquistata in precedenza o costituire un’integrazione della stessa, ovvero un acquisto successivo. Successivamente, il punto 3.1 chiarisce quale procedura si applica.

A complemento, il direttivo della Conferenza specialistica sugli appalti pubblici (FöB) ha fatto elaborare una guida pratica. Essa integra la guida TRIAS, in particolare il punto 1.3 «Cosa deve essere acquistato?», nonché la scheda informativa TRIAS «Trasferimento di compiti pubblici e concessione di concessioni».

I destinatari sono principalmente i collaboratori degli uffici e delle autorità cantonali e comunali. Attraverso esempi, essi dovrebbero essere in grado di valutare meglio se il trasferimento di compiti pubblici o la concessione di una licenza costituisca un appalto pubblico convenzionale ai sensi dell’art. 8 IVöB oppure un appalto pubblico ai sensi dell’art. 9 IVöB, o se la concessione per l’utilizzo di monopoli cantonali o comunali ai sensi dell’art. 2 cpv. 7 LBGM debba essere oggetto di una pubblicazione pubblica.

La situazione giuridica riguardo al rapporto e all’applicabilità degli art. 8 e 9 IVöB rispettivamente dell’art. 2 cpv. 7 LBGM non è ancora completamente chiarita; manca ampiamente una giurisprudenza relativa alla nuova normativa. Per i fornitori, questa classificazione spiega perché un bando è strutturato in un certo modo e quale tipo di procedura ci si debba aspettare.

Presentare offerte elettroniche e chiarire le firme

Con la versione 1.2 della piattaforma simap.ch, le autorità aggiudicatrici possono prevedere, dall’inizio di febbraio 2025, che i fornitori presentino le loro offerte elettronicamente tramite simap.ch. L’art. 34 cpv. 2 IVöB fornisce la base legale a tal fine. La raccomandazione del direttivo FöB sulla firma elettronica per la presentazione online delle offerte (PDF, 5 pagine, in tedesco) mostra come le autorità aggiudicatrici cantonali e comunali possano utilizzare questa funzione.

Determinante è la prescrizione formale nel singolo caso: le autorità aggiudicatrici definiscono i requisiti per la presentazione elettronica delle offerte nei documenti di gara. Chi si aspetta una presentazione online generica potrebbe incontrare, a seconda del Cantone e del bando, requisiti di firma diversi. Nel Cantone Zurigo rimane valido l’§ 7 cpv. 2 SVO: è necessaria una firma elettronica qualificata (QES).

Ne consegue una concreta azione preparatoria: la soluzione di firma necessaria per la QES, compreso certificato e autorizzazione, deve essere pronta per l’uso prima della scadenza del termine di presentazione, poiché non può essere ottenuta a breve termine. Prima della presentazione, occorre verificare nei documenti di gara quale strumento di firma è richiesto e se l’offerta debba essere presentata interamente tramite simap.ch o attraverso un’altra via.

Prossimi passi: checklist per i fornitori

Aprire la pagina dedicata agli acquisti del proprio Cantone e salvare lì la sezione Acquisti, Approvvigionamenti o Appalti pubblici, nonché l’ufficio di contatto e le raccomandazioni e gli opuscoli scaricabili. Parallelamente, monitorare costantemente simap.ch, poiché vi vengono pubblicati bandi di gara, aggiudicazioni e altre comunicazioni. Valutare inoltre le pubblicazioni al di fuori di simap.ch, dato che gli appalti al di sotto della soglia federale non devono esservi pubblicati e si verificano anche aggiudicazioni mediante trattativa diretta.

Mettere a disposizione EasyGov.swiss per le procedure di autorizzazione, domanda e notifica e AGOV come login per le autorità, qualora nel progetto siano previste tali procedure. Stabilire un contatto con gli uffici degli acquisti e con le persone di contatto ivi indicate; questa via è centrale nelle procedure invitate e nelle aggiudicazioni mediante trattativa diretta.

Integrare la logica preparatoria di TRIAS dal lato del fornitore: riconoscere il fabbisogno e gli acquisti successivi, classificare la procedura ed esaminare i documenti di gara, inclusa la suddivisione in lotti e l’eventuale limitazione a singoli lotti. Chiarire prima della presentazione quale firma è richiesta.

Nel Cantone Zurigo, ai sensi dell’§ 7 cpv. 2 SVO, è necessaria una firma elettronica qualificata (QES); le autorità aggiudicatrici definiscono i requisiti per le offerte elettroniche nei documenti di gara nel singolo caso. Mettere a disposizione la soluzione di firma per tempo e rispettare i termini del bando specifico.