Kantonale Beschaffungsstellen und Anbieterportale in der Schweiz nutzen

Orientierung: Wo kantonale Beschaffung stattfindet

Kantonale Beschaffungsstellen organisieren die Einkäufe der Verwaltung und stellen die nötigen Informationen bereit. Der Kanton Zürich betreibt dafür die Seite «Beschaffung & Einkauf» mit den Bereichen Aktuell, «So beschafft der Kanton Zürich», «Ausschreibungen (simap.ch)» und Kontakt.

Bundesverwaltung, Kantone, Gemeinden, Hochschulen, Spitäler, öffentlich-rechtliche Unternehmen und weitere Organisationen der öffentlichen Hand müssen Ausschreibungen, Zuschläge und andere Mitteilungen des öffentlichen Beschaffungswesens auf der elektronischen Plattform simap.ch publizieren. simap.ch ist damit der erste Ort, an dem Anbieter systematisch nach Aufträgen suchen.

Kantonale Beschaffungsstellen finden und ihre Informationen nutzen

Der Bereich «Aktuell» einer kantonalen Beschaffungsseite enthält Hinweise, die Angebote unmittelbar betreffen. Der Kanton Zürich weist dort auf das elektronische Verwaltungsverfahren ab 1. Januar 2027 hin: Das revidierte Verwaltungsrechtspflegegesetz (VRG) und die neue Verordnung über die elektronischen Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VEVV) schaffen die Rechtsgrundlagen.

Zusätzlich steht eine Empfehlung der Kommission für Beschaffungswesen (KBW) zu elektronischen Beschaffungsverfahren als PDF (3 Seiten, Deutsch) bereit. Sie fasst die wichtigsten Neuerungen für Vergabestellen zusammen.

Praktisch: Website der eigenen Kantonsverwaltung öffnen, Bereich Beschaffung, Einkauf oder öffentliches Beschaffungswesen suchen und prüfen, ob direkt auf simap.ch verlinkt wird. Dort stehen die zuständige Kontaktstelle sowie herunterladbare Merkblätter und Empfehlungen mit den kantonalen Anforderungen an Eingabe und Form.

Der Kanton Aargau etwa führt unter dem Titel «Öffentliches Beschaffungswesen» eine eigene Seite. Sie regelt das Vergabeverfahren für öffentliche Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge.

Wer in mehreren Kantonen anbietet, legt sich für jeden Kanton die Beschaffungsseite und die Kontaktangaben ab.

Anbieterportale gezielt einsetzen: simap.ch, EasyGov.swiss und AGOV

Die drei genannten Angebote decken unterschiedliche Aufgaben ab. simap.ch ist die Publikationsplattform für Ausschreibungen, Zuschläge und Mitteilungen und seit Release 1.2 zusätzlich der Kanal für elektronisch eingereichte Angebote.

EasyGov.swiss lässt Unternehmen Bewilligungs-, Antrags- und Meldeverfahren an einem einzigen Ort elektronisch abwickeln. Das angeschlossene KMU Portal bietet praktisches Wissen zum unternehmerischen Alltag für kleine und mittlere Unternehmen.

AGOV ist das Behörden-Login der Schweiz und lässt sich beim Bund sowie bei kantonalen und kommunalen Behörden einsetzen, beispielsweise für die elektronische Steuererklärung. Dank neuer Technologie braucht es dafür keinen Benutzernamen und kein Passwort mehr.

Für die Nutzung gilt: simap.ch für die Suche nach Aufträgen und die Eingabe von Angeboten, EasyGov.swiss für bewilligungs-, antrags- oder meldepflichtige Schritte, die im Zusammenhang mit einem Projekt anfallen, AGOV als Login für elektronische Behördenverfahren. Wer heute ein Angebot einreicht und in derselben Sache eine Bewilligung benötigt, braucht beide Zugänge: einen für das Vergabeverfahren, einen für das Verwaltungsverfahren.

Ausschreibungen finden und als KMU Chancen nutzen

Öffentliche Beschaffung beginnt lange vor den grossen Projekten: bei kleineren Vorhaben wie dem Kauf eines neuen Computerbildschirms oder fünf Mannstunden Reparaturarbeiten. Solche Aufträge werden nicht in einem offenen Verfahren mit dreiwöchiger Angebotsfrist ausgeschrieben. Öffentliche Aufträge gibt es in allen Vertragsgrössen, in verschiedenen Verfahrensarten und mit unterschiedlichen Beteiligungsmöglichkeiten.

Verfahrensarten und Schwellenwerte regeln das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) und die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB). Massgeblich für die Einordnung eines Auftrags sind der Beschaffungsgegenstand und der voraussichtliche maximale, geschätzte Auftragswert.

Erreicht der geschätzte Auftragswert den gesetzlich definierten Schwellenwert des Bundes nicht, muss der Auftrag nicht auf simap.ch veröffentlicht werden; dann ist auch eine Vergabe per Einladungsverfahren oder freihändig zulässig. Auch überschwellige Vergaben können ohne Ausschreibung als sogenannte Freihänder vergeben werden, aber nur bei bestimmten Ausnahmebestimmungen.

Wer nur simap.ch beobachtet, verpasst einen Teil des Marktes. Zusätzlich sind weitere Bekanntmachungsquellen auszuwerten, etwa kantonale Publikationsorgane und Amtsblätter.

Vier konkrete Zugänge für KMU sind Ausschreibungen mit geringen Auftragswerten, Gebote für einzelne Lose, die Rolle als Subunternehmer sowie Einladungsverfahren und freihändige Vergaben.

Bei der Losaufteilung kann die Auftraggeberin den Beschaffungsgegenstand in Lose teilen und an eine oder mehrere Anbieterinnen vergeben. Sie kann festlegen, dass eine einzelne Anbieterin nur eine beschränkte Anzahl Lose erhalten kann, und sich vorbehalten, nur Teilleistungen zuzuschlagen. Das beabsichtigte Vorgehen muss in der Ausschreibung klar festgehalten werden.

Bei Feuerwehrfahrzeugen kann es beispielsweise zweckmässig sein, die Leistung nach Menge und Art in verschiedene Lose aufzuteilen, etwa Los 1 Fahrgestell, Los 2 Fahrzeugaufbau, Los 3 Beladung.

Ein zweiter Hebel ist weniger formal: Der erste Schritt – die Identifizierung interessanter öffentlicher Auftraggeberinnen sowie der richtigen Kontaktpersonen und Kontaktdaten – lässt sich mit überschaubarem Aufwand erledigen. Diese Kontakte zahlen sich besonders bei Einladungsverfahren und freihändigen Vergaben aus, bei denen kein offenes Verfahren durchgeführt wird.

Schwellenwerte und Vergabeverfahren im öffentlichen Beschaffungswesen

Beschaffung mit TRIAS vorbereiten und Verfahren einordnen

Der Beschaffungsleitfaden TRIAS beschreibt die Vorbereitungsphase: den Beschaffungsbedarf erkennen, erheben und im Austausch mit den Bedarfsstellen der Organisation genau klären. Der Bedarf muss keine neue Leistung sein; er kann einer früher beschafften Leistung entsprechen oder eine Ergänzung dazu bilden, also eine Folgebeschaffung. Anschliessend klärt Ziffer 3.1, welches Verfahren zur Anwendung kommt.

Ergänzend hat der Vorstand der Fachkonferenz öffentliches Beschaffungswesen (FöB) eine Praxishilfe erstellen lassen. Sie ergänzt den TRIAS-Leitfaden, insbesondere dessen Ziffer 1.3 «Was soll beschafft werden?», sowie das Faktenblatt TRIAS «Übertragung öffentlicher Aufgaben und Verleihung von Konzessionen».

Adressaten sind primär Mitarbeitende von Amtsstellen und Behörden der Kantone und Gemeinden. Anhand von Beispielen sollen sie besser abschätzen, ob die Übertragung öffentlicher Aufgaben oder die Verleihung einer Konzession einen herkömmlichen öffentlichen Auftrag nach Art. 8 IVöB beziehungsweise einen öffentlichen Auftrag im Sinne von Art. 9 IVöB darstellt, oder ob die Verleihung einer Konzession zur Nutzung kantonaler oder kommunaler Monopole nach Art. 2 Abs. 7 BGBM öffentlich ausgeschrieben werden muss.

Die Rechtslage zum Verhältnis und zur Anwendbarkeit von Art. 8 und 9 IVöB beziehungsweise Art. 2 Abs. 7 BGBM ist noch nicht abschliessend geklärt; eine Rechtsprechung zum neuen Recht fehlt weitgehend. Für Anbieter erklärt diese Einordnung, warum eine Ausschreibung so aufgesetzt ist und welcher Verfahrenstyp zu erwarten ist.

Elektronische Angebote einreichen und Signaturen klären

Mit Release 1.2 der Plattform simap.ch können die Auftraggeber ab Anfang Februar 2025 vorsehen, dass Anbieter ihr Angebot über simap.ch elektronisch einreichen. Art. 34 Abs. 2 IVöB stellt dafür eine Rechtsgrundlage zur Verfügung. Die Empfehlung des FöB-Vorstandes zur elektronischen Signatur bei der Online-Angebotseingabe (PDF, 5 Seiten, Deutsch) zeigt, wie öffentliche Auftraggeber der Kantone und Gemeinden diese Funktion einsetzen können.

Entscheidend ist die Formvorgabe im Einzelfall: Die Vergabestellen legen die Anforderungen an elektronische Angebotseingaben in den Ausschreibungsunterlagen selbst fest. Wer eine allgemeine Online-Eingabe erwartet, kann je nach Kanton und Ausschreibung auf andere Signaturanforderungen treffen. Im Kanton Zürich gilt weiterhin § 7 Abs. 2 SVO: Eine qualifizierte elektronische Unterschrift (QES) ist notwendig.

Daraus folgt eine konkrete Vorbereitungshandlung: Die für die QES nötige Signaturlösung samt Zertifikat und Berechtigung muss vor Ablauf der Eingabefrist einsatzbereit sein, da sie nicht kurzfristig beschafft werden kann. Vor der Eingabe ist in den Ausschreibungsunterlagen zu prüfen, welches Signaturmittel verlangt wird und ob das Angebot vollständig über simap.ch oder auf einem anderen Weg einzureichen ist.

Nächste Schritte: Checkliste für Anbieterinnen und Anbieter

Die Beschaffungsseite des eigenen Kantons aufrufen und dort den Bereich Beschaffung, Einkauf oder öffentliches Beschaffungswesen sowie Kontaktstelle und herunterladbare Empfehlungen und Merkblätter sichern. Parallel simap.ch laufend beobachten, weil dort Ausschreibungen, Zuschläge und andere Mitteilungen publiziert werden. Zusätzlich Bekanntmachungen ausserhalb von simap.ch auswerten, da Aufträge unterhalb des Schwellenwertes des Bundes nicht dort veröffentlicht werden müssen und auch freihändige Vergaben vorkommen.

EasyGov.swiss für Bewilligungs-, Antrags- und Meldeverfahren und AGOV als Behörden-Login bereitstellen, wenn im Projekt entsprechende Verfahren anfallen. Kontakt zu den Beschaffungsstellen und den dort genannten Kontaktpersonen aufnehmen; dieser Weg ist bei Einladungsverfahren und freihändigen Vergaben zentral.

Die TRIAS-Vorbereitungslogik auf der Anbieterseite mitdenken: Bedarf und Folgebeschaffung erkennen, das Verfahren einordnen und die Ausschreibungsunterlagen einschliesslich Losaufteilung und allfälliger Beschränkung auf einzelne Lose prüfen. Vor der Eingabe klären, welche Signatur verlangt wird.

Im Kanton Zürich ist nach § 7 Abs. 2 SVO eine qualifizierte elektronische Unterschrift (QES) notwendig; die Vergabestellen legen die Anforderungen für elektronische Angebote in den Ausschreibungsunterlagen im Einzelfall fest. Die Signaturlösung rechtzeitig bereitstellen und die Fristen der konkreten Ausschreibung beachten.