Exploiter les offices cantonaux d’achats et les portails fournisseurs en Suisse

Repères : où ont lieu les achats cantonaux

Les offices cantonaux d’achats organisent les acquisitions de l’administration et mettent à disposition les informations nécessaires. Le canton de Zurich exploite à cet effet la page « Achats & Approvisionnement », qui comprend les rubriques Actualités, « Comment le canton de Zurich procède aux achats », « Appels d’offres (simap.ch) » et Contact.

L’administration fédérale, les cantons, les communes, les hautes écoles, les hôpitaux, les entreprises de droit public et d’autres organisations du secteur public sont tenus de publier les appels d’offres, les adjudications et autres communications relatives aux marchés publics sur la plateforme électronique simap.ch. simap.ch est donc le premier endroit où les fournisseurs recherchent systématiquement des mandats.

Trouver les offices cantonaux d’achats et utiliser leurs informations

La rubrique « Actualités » d’une page cantonale d’achats contient des indications concernant directement les offres. Le canton de Zurich y signale notamment la procédure administrative électronique entrée en vigueur le 1er janvier 2027 : la loi révisée sur la procédure administrative (VRG) et la nouvelle ordonnance sur les actes de procédure électroniques dans la procédure administrative (VEVV) en constituent les bases légales.

Une recommandation de la Commission des marchés publics (KBW) relative aux procédures d’achat électroniques est également disponible sous forme de PDF (3 pages, en allemand). Elle résume les principales nouveautés pour les autorités adjudicatrices.

Conseil pratique : ouvrez le site web de votre administration cantonale, recherchez la rubrique Achats, Approvisionnement ou Marchés publics, et vérifiez si un lien direct vers simap.ch y figure. Vous y trouverez le service de contact compétent ainsi que des fiches pratiques et recommandations téléchargeables détaillant les exigences cantonales en matière de soumission et de forme.

Le canton d’Argovie, par exemple, tient une page dédiée intitulée « Marchés publics ». Elle réglemente la procédure d’adjudication pour les marchés publics de fournitures, de services et de travaux.

Si vous proposez vos services dans plusieurs cantons, conservez pour chacun d’eux la page d’achats correspondante ainsi que les coordonnées de contact.

Utiliser stratégiquement les portails fournisseurs : simap.ch, EasyGov.swiss et AGOV

Les trois plateformes mentionnées couvrent des tâches différentes. simap.ch est la plateforme de publication des appels d’offres, des adjudications et des communications, et sert depuis la version 1.2 également de canal pour la soumission électronique des offres.

EasyGov.swiss permet aux entreprises de traiter électroniquement les procédures d’autorisation, de demande et de déclaration en un seul lieu. Le portail PME associé offre des connaissances pratiques sur le quotidien entrepreneurial pour les petites et moyennes entreprises.

AGOV est l’identifiant unique des autorités suisses et peut être utilisé auprès de la Confédération ainsi que des autorités cantonales et communales, par exemple pour la déclaration fiscale électronique. Grâce à une nouvelle technologie, il n’est plus nécessaire d’utiliser un nom d’utilisateur ni un mot de passe.

Pour l’utilisation, retenez ceci : simap.ch pour la recherche de mandats et la soumission des offres, EasyGov.swiss pour les étapes soumises à autorisation, demande ou déclaration liées à un projet, et AGOV comme identifiant pour les procédures administratives électroniques. Si vous soumettez aujourd’hui une offre et avez besoin d’une autorisation pour la même affaire, vous aurez besoin des deux accès : l’un pour la procédure d’adjudication, l’autre pour la procédure administrative.

Trouver des appels d’offres et saisir les opportunités en tant que PME

Les marchés publics commencent bien avant les grands projets : lors de petites opérations telles que l’achat d’un nouvel écran d’ordinateur ou cinq heures-homme de travaux de réparation. De tels mandats ne font pas l’objet d’une procédure ouverte avec un délai de soumission de trois semaines. Il existe des marchés publics de toutes tailles contractuelles, selon différents types de procédures et avec diverses possibilités de participation.

Les types de procédures et les seuils sont régis par la loi fédérale sur les marchés publics (LMP) et par la Convention intercantonale sur les marchés publics (CIMP). La classification d’un mandat dépend de l’objet de l’achat et de la valeur maximale estimée probable du mandat.

Si la valeur estimée du mandat n’atteint pas le seuil défini par la loi fédérale, le mandat ne doit pas être publié sur simap.ch ; une adjudication par procédure sur invitation ou de gré à gré est alors également autorisée. Les adjudications supérieures aux seuils peuvent aussi être attribuées de gré à gré sans appel d’offres, mais uniquement dans le respect de certaines dispositions exceptionnelles.

Celui qui se contente d’observer simap.ch manque une partie du marché. Il convient en outre d’évaluer d’autres sources de publication, telles que les organes officiels cantonaux et les feuilles officielles.

Quatre accès concrets pour les PME sont les appels d’offres de faible montant, les soumissions pour des lots individuels, le rôle de sous-traitant ainsi que les procédures sur invitation et les adjudications de gré à gré.

Lors du découpage en lots, l’autorité adjudicatrice peut diviser l’objet de l’achat en lots et les attribuer à un ou plusieurs fournisseurs. Elle peut stipuler qu’un seul fournisseur ne peut obtenir qu’un nombre limité de lots et se réserver le droit d’adjuger uniquement des prestations partielles. La marche à suivre envisagée doit être clairement indiquée dans l’appel d’offres.

Dans le cas des véhicules de pompiers, il peut par exemple être judicieux de répartir la prestation en différents lots selon la quantité et le type, par exemple lot 1 châssis, lot 2 carrosserie, lot 3 équipement.

Un second levier est moins formel : la première étape – l’identification des autorités adjudicatrices publiques intéressantes ainsi que des interlocuteurs et coordonnées appropriés – peut être réalisée avec un effort raisonnable. Ces contacts s’avèrent particulièrement utiles lors des procédures sur invitation et des adjudications de gré à gré, où aucune procédure ouverte n’est menée.

Seuils et procédures d’adjudication dans les marchés publics

Préparer l’achat avec TRIAS et classifier la procédure

Le guide d’achat TRIAS décrit la phase de préparation : identifier, recenser et clarifier précisément le besoin d’achat en échange avec les services demandeurs de l’organisation. Le besoin ne doit pas nécessairement concerner une nouvelle prestation ; il peut correspondre à une prestation achetée précédemment ou en constituer un complément, c’est-à-dire un achat subséquent. Ensuite, le point 3.1 précise quelle procédure s’applique.

En complément, le comité directeur de la Conférence spécialisée marchés publics (FöB) a fait élaborer une aide pratique. Elle complète le guide TRIAS, en particulier son point 1.3 « Que faut-il acheter ? », ainsi que la fiche d’information TRIAS « Transfert de tâches publiques et octroi de concessions ».

Les destinataires sont principalement les collaboratrices et collaborateurs des offices et autorités des cantons et des communes. À l’aide d’exemples, ils doivent mieux évaluer si le transfert de tâches publiques ou l’octroi d’une concession constitue un marché public ordinaire au sens de l’art. 8 CIMP ou un marché public au sens de l’art. 9 CIMP, ou si l’octroi d’une concession pour l’utilisation de monopoles cantonaux ou communaux au sens de l’art. 2 al. 7 LMC doit faire l’objet d’une publication publique.

La situation juridique concernant le rapport et l’applicabilité de l’art. 8 et 9 CIMP ou de l’art. 2 al. 7 LMC n’est pas encore définitivement clarifiée ; la jurisprudence relative au nouveau droit fait largement défaut. Pour les fournisseurs, cette classification explique pourquoi un appel d’offres est structuré de telle manière et quel type de procédure est à prévoir.

Soumettre des offres électroniques et clarifier les signatures

Avec la version 1.2 de la plateforme simap.ch, les autorités adjudicatrices peuvent prévoir, dès début février 2025, que les fournisseurs soumettent leur offre électroniquement via simap.ch. L’art. 34 al. 2 CIMP fournit une base légale à cet effet. La recommandation du comité directeur de la FöB concernant la signature électronique lors de la soumission d’offres en ligne (PDF, 5 pages, en allemand) montre comment les autorités adjudicatrices des cantons et des communes peuvent utiliser cette fonction.

La prescription de forme est décisive dans chaque cas concret : les autorités adjudicatrices fixent elles-mêmes les exigences relatives à la soumission électronique des offres dans les documents d’appel d’offres. Celui qui s’attend à une saisie en ligne générale peut rencontrer, selon le canton et l’appel d’offres, des exigences de signature différentes. Dans le canton de Zurich, l’art. 7 al. 2 OAC reste applicable : une signature électronique qualifiée (SEQ) est nécessaire.

Il en résulte une action concrète de préparation : la solution de signature nécessaire pour la SEQ, avec certificat et autorisation, doit être opérationnelle avant l’expiration du délai de soumission, car elle ne peut pas être obtenue à court terme. Avant la soumission, il convient de vérifier dans les documents d’appel d’offres quel moyen de signature est exigé et si l’offre doit être soumise entièrement via simap.ch ou par une autre voie.

Prochaines étapes : liste de contrôle pour les fournisseurs

Consultez la page d’achats de votre canton et sauvegardez-y la rubrique Achats, Approvisionnement ou Marchés publics ainsi que le service de contact et les recommandations et fiches pratiques téléchargeables. Parallèlement, surveillez régulièrement simap.ch, car c’est là que sont publiés les appels d’offres, adjudications et autres communications. Évaluez en outre les publications en dehors de simap.ch, car les mandats inférieurs au seuil fédéral ne doivent pas y être publiés et des adjudications de gré à gré existent également.

Mettez en place EasyGov.swiss pour les procédures d’autorisation, de demande et de déclaration, ainsi qu’AGOV comme identifiant des autorités, si des procédures correspondantes surviennent dans le projet. Prenez contact avec les offices d’achats et les personnes de contact qui y sont mentionnées ; cette démarche est centrale pour les procédures sur invitation et les adjudications de gré à gré.

Intégrez la logique de préparation TRIAS du côté fournisseur : identifiez le besoin et les achats subséquents, classez la procédure et examinez les documents d’appel d’offres, y compris le découpage en lots et d’éventuelles limitations à des lots individuels. Clarifiez avant la soumission quelle signature est exigée.

Dans le canton de Zurich, une signature électronique qualifiée (SEQ) est nécessaire selon l’art. 7 al. 2 OAC ; les autorités adjudicatrices fixent les exigences pour les offres électroniques dans les documents d’appel d’offres au cas par cas. Mettez la solution de signature à disposition en temps utile et respectez les délais de l’appel d’offres concret.